세금계산서는 부가가치세가 붙는 거래에, 계산서는 부가가치세가 면제되는 거래에 발급하는 증빙입니다. 법인사업자와 일정 규모 이상 개인사업자는 종이가 아니라 전자로 발급해야 하므로, 서식 파일보다 홈택스 전자 발급 방법을 먼저 알아 두는 것이 실무에 더 도움이 됩니다. 종이 서식이 꼭 필요하다면 출처가 불분명한 파일 대신 국가법령정보센터의 법정 서식을 이용하세요.
세금계산서와 계산서 차이
| 구분 | 세금계산서 | 계산서 |
|---|---|---|
| 대상 거래 | 부가가치세 과세 재화·용역 | 부가가치세 면세 재화·용역(미가공 농축수산물, 도서, 의료·교육 용역 등) |
| 주로 발급하는 사업자 | 일반과세자, 일부 간이과세자 | 면세사업자, 과세사업자의 면세 거래분 |
| 부가세 표시 | 공급가액과 세액을 나누어 기재 | 세액 없이 공급가액만 기재 |
| 근거 법령 | 부가가치세법 | 소득세법·법인세법 |
간이과세자 중 직전연도 공급대가 합계가 4,800만 원 이상인 사업자는 세금계산서를 발급해야 하고, 그 미만이거나 신규 간이과세자는 영수증을 발급합니다. 내 사업자 유형은 홈택스의 사업자등록 정보에서 확인할 수 있습니다.
세금계산서 필수 기재사항
세금계산서에는 공급자의 등록번호와 성명(명칭), 공급받는 자의 등록번호, 공급가액과 부가가치세액, 작성 연월일이 반드시 들어가야 합니다. 이 중 하나라도 빠지거나 사실과 다르면 가산세 대상이 될 수 있습니다.
전자 발급 의무 대상(2026년 10월 기준)
- 법인사업자: 매출 규모와 관계없이 모두 전자 발급 의무가 있습니다.
- 개인사업자: 직전연도 사업장별 과세 공급가액과 면세 공급가액을 합한 금액이 8천만 원 이상이면 다음 해 7월 1일부터 의무 대상입니다. 이 기준은 2024년 7월부터 적용되고 있으며, 예전에는 1억 원, 그 전에는 2억 원이었습니다.
- 한 번 의무 대상이 되면 이후 매출이 기준 아래로 줄어도 계속 전자로 발급해야 합니다.
의무 대상이 아니어도 전자 발급은 할 수 있고, 홈택스에서 발급하면 국세청 전송이 자동으로 처리되어 관리가 편합니다.
홈택스에서 전자(세금)계산서 발급하는 순서
- 인증서 준비: 사업자용 공동인증서나 전자세금계산서용 인증서가 필요합니다. 은행에서 받은 인증서는 홈택스 인증센터에서 등록합니다.
- 홈택스 로그인 후 '계산서·영수증·카드' 메뉴에서 전자(세금)계산서 발급으로 들어갑니다. 메뉴 이름은 홈택스 개편에 따라 조금씩 다를 수 있습니다.
- 과세 거래면 세금계산서, 면세 거래면 계산서(면세)를 선택합니다. 기본값이 과세로 되어 있는 경우가 많아 면세 거래 시 특히 확인해야 합니다.
- 공급받는 자의 사업자등록번호를 입력하면 상호 등이 불러와집니다. 품목, 공급가액, 작성일자를 입력합니다.
- 내용을 확인하고 발급하면 국세청에 바로 전송되고, 거래처 이메일로도 보낼 수 있습니다.
모바일에서는 국세청 손택스 앱으로도 발급할 수 있습니다. 거래가 많은 사업자는 회계 프로그램이나 전자세금계산서 발급 대행 서비스(ASP)를 쓰기도 하는데, 이 경우 발급일 다음 날까지 국세청에 전송되는지 확인해야 합니다.
발급 시기와 가산세
세금계산서는 원칙적으로 재화나 용역의 공급 시기에 발급합니다. 거래처별로 한 달 거래를 합쳐 발급하는 월합계 세금계산서는 공급일이 속한 달의 다음 달 10일까지 발급할 수 있습니다. 기한을 넘기거나 전자 발급 의무자가 종이로 발급하는 경우, 전송을 늦게 하거나 하지 않는 경우에는 부가가치세법에 따른 가산세가 붙습니다. 가산세율은 법 개정으로 바뀔 수 있으니 국세청 안내에서 최신 내용을 확인하세요.
받은 계산서는 어떻게 확인하나요
매입하는 쪽에서도 확인할 일이 있습니다. 거래처가 전자로 발급한 세금계산서와 계산서는 홈택스에 자동으로 모이므로, 종이를 따로 보관하지 않아도 조회할 수 있습니다.
- 홈택스 로그인 후 전자(세금)계산서 목록 조회 메뉴에서 매입 내역을 기간별로 확인합니다.
- 거래처가 약속한 날짜에 발급했는지, 공급가액과 세액이 계약 내용과 맞는지 대조합니다.
- 부가가치세 신고 때는 매입 세금계산서 합계가 신고서에 자동으로 불러와지는지 확인합니다. 종이로 받은 세금계산서는 직접 입력해야 합니다.
어떤 증빙을 받아야 하나요
| 상황 | 주로 쓰는 증빙 |
|---|---|
| 사업자끼리 과세 거래 | 세금계산서(또는 사업용 신용카드 매출전표) |
| 사업자끼리 면세 거래 | 계산서 |
| 소비자에게 판매 | 영수증, 현금영수증, 카드 매출전표 |
사업용 신용카드를 홈택스에 등록해 두면 카드 사용 내역을 부가가치세 신고 때 매입세액 공제 자료로 불러올 수 있어 증빙 관리가 쉬워집니다.
종이 서식이 필요할 때
- 국가법령정보센터에서 부가가치세법 시행규칙(세금계산서), 소득세법·법인세법 시행규칙(계산서)의 별지 서식을 내려받을 수 있습니다. 한글(HWP)과 PDF 파일로 제공됩니다.
- 문구점에서 파는 세금계산서 용지도 법정 서식을 따릅니다.
- 엑셀로 직접 만든 양식은 필수 기재사항이 빠지기 쉬우니 법정 서식과 항목을 비교하세요.
자주 묻는 질문
면세사업자도 세금계산서를 발급할 수 있나요?
면세사업자는 부가가치세를 거래징수하지 않으므로 세금계산서가 아니라 계산서를 발급합니다. 과세 품목을 함께 판매한다면 과세사업자로 등록해야 하는지 세무서에 확인하세요.
잘못 발급한 전자세금계산서는 어떻게 고치나요?
홈택스에서 수정(세금)계산서를 발급해 정정합니다. 기재 오류, 계약 해제, 공급가액 변동 등 사유에 따라 발급 방법이 다르므로 해당 사유를 정확히 선택해야 합니다.
카드 매출전표가 있으면 세금계산서를 따로 안 받아도 되나요?
신용카드 매출전표도 부가가치세 매입세액 공제 증빙으로 인정됩니다. 같은 거래에 대해 세금계산서를 중복 발급하지 않도록 주의해야 합니다.
